MfN-registermediators zijn werkzaam onder bepaalde condities. Dat wil zeggen dat ze werken volgens reglementen en modellen die de Stichting Kwaliteit Mediators (SKM), beheerder en uitvoerder van het MfN-register, heeft opgesteld.
Iedere MfN-registermediator voert zijn of haar werkzaamheden uit conform de gedragsregels voor de MfN-registermediator (de fundamentele beginselen waaraan de mediator is gebonden, zoals onafhankelijkheid, neutraliteit en vertrouwelijkheid).
6. Vertrouwelijkheid
7. Competentie
8. Werkwijze
9. Tarief en kosten
10. Tuchtrecht
De Mediator gedraagt zich zoals van een behoorlijk Mediator mag worden verwacht.
Toelichting
Deze gedragsregel is de basis voor het optreden van de mediator en de kapstok voor alle overige gedragsregels, die daarvan een uitwerking zijn. Integriteit is een kernwaarde voor de mediator. Van de mediator mag worden verwacht dat hij zijn professionele code en de algemene sociale en ethische normen en waarden naleeft en handhaaft, ook bij druk van buitenaf om hiervan af te wijken. De mediator treedt tenminste op als een redelijk bekwaam en redelijk handelend mediator.
De Mediator verschaft Partijen duidelijkheid over het mediationproces.
Toelichting
Transparant handelen houdt in dat de mediator partijen duidelijkheid verschaft over het mediationproces, inclusief zijn eigen rol daarin. De mediator maakt kwesties met of tussen partijen bespreekbaar en is duidelijk over zijn aanpak en wat partijen van hem mogen verwachten. Openheid en duidelijkheid zijn essentieel voor het opbouwen van vertrouwen en een goede werkrelatie met partijen. De mediator voorkomt hiermee ook moeilijkheden in een later stadium.
3.1 De Mediator zorgt dat de autonomie van Partijen is gewaarborgd.
3.2 De Mediator doet geen uitspraak over de Kwestie.
Toelichting
De mediator bewaakt de autonomie van partijen en toetst hun commitment en vrijwillige deelname aan de mediation. De partijen maken zelf hun keuzes en dragen daarvoor ook de verantwoordelijkheid. De mediator staat tussen de partijen en ondersteunt hen in het maken van hun keuzes en het zoeken naar een oplossing. De mediator kan partijen daarbij waar nodig informatie verstrekken, zodat zij zich een weloverwogen beeld kunnen vormen en hun positie kunnen bepalen.
4.1 De Mediator stelt zich onafhankelijk op. Hij heeft geen belang dat zijn onafhankelijkheid zou
kunnen aantasten.
4.2 Indien de Mediator de Kwestie niet op een onafhankelijke wijze kan begeleiden, aanvaardt hij
de opdracht niet of trekt hij zich terug.
Toelichting
De mediator die een belang bij de mediation heeft dat zijn onafhankelijkheid in de weg staat of zou kunnen staan, neemt zijn benoeming niet aan. Dit belang zou kunnen liggen in een persoonlijke of zakelijke relatie die de mediator of één van zijn kantoorgenoten heeft of heeft gehad met partijen of met één van hen, of in de uitkomst van de mediation. Hij dient zich ook bewust te zijn van de mogelijke schijn van afhankelijkheid en daar naar te handelen. De mediator verschaft partijen duidelijkheid over zijn positie indien zijn onafhankelijkheid ter discussie staat of zou kunnen staan.
Vervolgens vraagt hij partijen of zij op deze basis met hem verder willen. De mediator waakt ervoor dat hij zijn onafhankelijkheid zowel tijdens als na de mediation bewaart. Zo nodig trekt hij zich terug.
5.1 De Mediator is er voor alle Partijen. Hij is onpartijdig en handelt zonder vooringenomenheid.
5.2 Indien de Mediator de Kwestie niet op een onpartijdige wijze kan begeleiden, aanvaardt hij de
opdracht niet of trekt hij zich terug.
Toelichting
Kenmerkend voor de mediator is zijn neutrale, onpartijdige rol. De mediator is er voor alle partijen. Hij heeft een vertrouwenspositie ten opzichte van elk van hen. De mediator geeft in woord en daad geen blijk van een voorkeur voor of van afkeuring van (één van) partijen en handelt zonder vooringenomenheid jegens hen. Het vertrouwen bij partijen dat de mediator onpartijdig is, is essentieel voor de kwaliteit van het mediationproces.
De mediator treedt alleen in die kwesties op waarin hij zijn onpartijdigheid kan bewaren. Hij waakt er steeds voor dat zijn onpartijdigheid niet wordt aangetast door vooringenomenheid, gebaseerd op bijvoorbeeld persoonlijke kenmerken, positie, religie of achtergrond of door een oordeel over door partijen ingebrachte standpunten of belangen.
Van de mediator mag worden verwacht dat hij zichzelf kritisch volgt en zijn neutrale, onpartijdige positie doorlopend bewaakt. Als het voor de mediator onmogelijk is de mediation op een onpartijdige wijze te begeleiden, dan trekt hij zich daaruit terug.
6.1 De Mediator waarborgt de vertrouwelijkheid van de Mediation.
6.2 De Mediator heeft een geheimhoudingsplicht.
6.3 De geheimhoudingsplicht duurt voort na de beëindiging van de Mediation.
Toelichting
Uitgangspunt is dat alles wat tijdens een mediation mondeling en schriftelijk wordt uitgewisseld, vertrouwelijk is. Deze informatie mag niet buiten de mediation tijdens of na afloop van de mediation worden gebruikt, tenzij partijen daarover expliciet afwijkende afspraken maken met elkaar en met de mediator bijvoorbeeld indien terugkoppeling nodig is voor de voortgang van de mediation. Informatie die al openbaar of bekend was voor de mediation valt buiten de geheimhoudingsplicht. De geheimhoudingsplicht geldt voor alle betrokkenen bij het mediationproces en voor de mediator in het bijzonder als eerstverantwoordelijke voor het waarborgen van de vertrouwelijkheid.
De mediator heeft een geheimhoudingsplicht ten aanzien van alles wat hij in zijn hoedanigheid als mediator verneemt in zijn gesprekken met partijen en hun adviseurs, zowel plenair als afzonderlijk. Zijn geheimhoudingsplicht geldt ook voor verkennende gesprekken met partijen vóórdat met hen een mediationovereenkomst is gesloten. Een terugkoppeling van informatie door de mediator naar verwijzers of opdrachtgevers die verder gaat dan een kennisgeving van beëindiging van de mediation, gebeurt uitsluitend in overleg en met instemming van alle partijen.
De geheimhoudingsplicht van de mediator vervalt voor zover de mediator dit nodig heeft om zich te verweren in procedures, inclusief klacht- of tuchtprocedures.
Op de geheimhoudingsplicht van de mediator worden enkele uitzonderingen gemaakt die te vinden zijn in het NMI Mediation Reglement 2008.
De Mediator neemt een Mediation alleen aan wanneer hij over de nodige kwaliteiten beschikt om de Mediation goed te laten verlopen.
Toelichting
Van een mediator mag verwacht worden dat hij beschikt over de kennis, vaardigheden, beroepshouding en de persoonlijke kwaliteiten die nodig zijn om een goed verloop van de mediation te waarborgen. Is dat niet of in onvoldoende mate het geval, dan neemt hij de mediation niet aan. Mocht de mediator de zaak al hebben aangenomen, dan trekt hij zich terug.
Tot de van de mediator te verwachten kennis hoort kennis van communicatie en conflictoplossing, onderhandelingsconcepten en interventietechnieken. De te verwachten kennis kan ook inhoudelijke deskundigheid zijn op het terrein waarop het conflict zich afspeelt indien partijen de mediator juist m et het oog daarop hebben benoemd. De vaardigheden die van de mediator verwacht mogen worden zijn bijvoorbeeld interventietechnieken gericht op het verbeteren van de communicatie tussen partijen, het verhelderen van het probleem en de betrokken emoties en belangen en de begeleiding van de onderhandelingen tussen partijen. De mediator beschikt ook over meer technische vaardigheden, zoals het bespreken en afsluiten van een mediationovereenkomst en het (laten) vastleggen van afspraken in een vaststellingsovereenkomst.
Essentie van de beroepshouding is dat de mediator integer en betrouwbaar is, zijn vak naar beste kunnen uitoefent en de bereidheid heeft om zich doorlopend bij te scholen en verder te ontwikkelen als mediator. Persoonlijke kwaliteiten zijn essentieel voor de mediator. Van de mediator mag verwacht worden dat hij evenwichtig, flexibel, empathisch en doortastend is en dat hij goed kan opereren in een context waarin druk en tegenstrijdige belangen een onmiskenbare rol spelen.
8.1 De Mediator is verantwoordelijk voor het mediationproces en bewaakt het verloop daarvan.
8.2 De Mediator sluit voorafgaand aan de Mediation met alle Partijen een schriftelijke
Mediationovereenkomst die tenminste de vertrouwelijkheid en vrijwilligheid omvat.
8.3 De Mediator betrekt geen derden bij de Mediation, behoudens met toestemming van Partijen.
Toelichting
De essentie van de taak van de mediator is het bewaken van het mediationproces. De mediator behandelt de mediation met de nodige voortvarendheid en maakt daarvoor voldoende tijd beschikbaar. Hij geeft uitleg over het mediationproces, de inhoud van de mediationovereenkomst en het Reglement. De mediator verifieert of partijen begrijpen welke voorwaarden en consequenties er aan ondertekening van de mediationovereenkomst zijn verbonden. De mediator zorgt voor een evenwichtige behandeling van de kwestie en bevordert zoveel mogelijk dat iedere partij op gelijkwaardige wijze aan bod komt, in voldoende mate toegang heeft tot de benodigde informatie en de ruimte heeft om zo nodig financiële, juridische, psychologische of andere adviseurs te raadplegen.
De mediator is verantwoordelijk voor de contractuele vastlegging in de mediationovereenkomst van de geheimhoudingsplicht van partijen en hemzelf. Partijen hebben geen wettelijke geheimhoudingsplicht. De geheimhoudingsplicht van partijen dient er primair voor om te bevorderen dat zij vrijuit kunnen spreken tijdens de mediationgesprekken en dat vertrouwen kan worden opgebouwd. Partijen bepalen samen de omvang van de geheimhoudingsplicht. Zij beoordelen of het voor de voortgang van de mediation nodig is dat met bepaalde personen buiten de mediationtafel overleg plaats heeft. De mediator draagt er zorg voor dat de omvang van de geheimhoudingsplicht wordt vastgelegd.
De mediator draagt er zorg voor dat derden die bij de mediation worden betrokken, een geheimhoudingsverklaring tekenen. De toestemming van partijen is niet nodig voor secretariële ondersteuning van de mediator bedoeld in artikel 6.1 van het Reglement.
9.1 De Mediator maakt met Partijen vooraf een afspraak over zijn tarief en de bijkomende kosten
en legt deze afspraak vast in de Mediationovereenkomst.
9.2 Het is de Mediator toegestaan een vast bedrag voor de Mediation af te spreken.
9.3 De Mediator zorgt voor een duidelijke, inzichtelijke declaratie.
Toelichting
Bij de start van de mediation maakt de mediator een duidelijke afspraak over zijn tarief (of een vast bedrag voor de mediation) en eventuele bijkomende kosten. De mediator spreekt met partijen af wie de kosten van de mediation draagt. De mediator specificeert zijn declaratie op een heldere manier. Hij houdt een verrichtingenstaat bij en legt deze desgevraagd over, zodat het voor partijen inzichtelijk is voor welke werkzaamheden hij welke kosten in rekening brengt.
